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5 pasos para evitar reuniones improductivas y la juntitis

Escrito por | 6 de mayo de 2020

¿Sientes que tienes demasiadas juntas y al final no se avanzó ni definió nada?

En un estudio de HBR se estima que alrededor del 71% son reuniones improductivas y el 65% impiden avanzar con el trabajo. ¿Lo haz sentido?

Esto está afectando la productividad de tu empresa pero peor aún, el nivel de felicidad de tu equipo. Con estos 5 pasos utilizando como marco los OKRs cambia el rumbo de tus juntas:

1. Pregúntate si realmente es necesaria

¿La podría sustituir un breve correo, un mensaje o una llamada de 2-5 minutos? Si la respuesta es que sí es necesaria, entonces sigue adelante y cuestiona:

  • ¿Quién debería estar en esa junta?
  • ¿Quién realmente agrega valor?

Si no agrega valor, no lo invites solo déjalo en el loop de la minuta si crees que deba estar informado. Aquí algunos tips al preparar la invitación:

  • Si es una reunión de trabajo no más de 6 personas
  • Si es una reunión de seguimiento no más de 12 personas
  • Si son más de 25 personas llámala un Townhall

2. Decidiste que la reunión era necesaria

Ahora utiliza OKRs para definir y comunicar el objetivo de la junta, por ejemplo, entender porqué tenemos un nivel de satisfacción bajó en un cliente y definir una estrategia para subir su nivel de satisfacción.

¿Cuál es el objetivo final de la junta?

¿Qué esperas obtener al final de la junta, es medible y concreto?

3. Antes de enviar la invitación

Asegúrate de tener tiempos definidos y que la gente llegue con toda la información disponible para la reunión, es decir, con ideas complementarias y documentos para una mayor participación dentro de la misma.

Procura mantener reuniones de máximo 45 minutos de duración.

Finalmente identifica claramente previo a la reunión quién será responsable de la minuta, quién de liderar la sesión y quién del seguimiento, después comunícalo.

4. En la reunión asegúrate de

…cumplir con la agenda y el tiempo estipulado de la misma, no te alargues pues no es respetuoso para el tiempo de los demás.

La persona encargada de liderar la reunión debe identificar y preferentemente anotar las acciones a seguir con fechas y responsables, así como cuestionar al final si los objetivos y resultados clave de la reunión se cumplieron y si no definir qué hacer para que se cumplan.

5. Procura dar seguimiento a las actividades

Trata de que todo mundo tenga visibilidad de las acciones a seguir, herramientas como Trello o Planner pueden ayudarte a dar seguimiento con fechas claras y responsables.

Define un OKR para esta iniciativa

Tener la cantidad de reuniones adecuada, con reuniones efectivas para mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados en un mes.

  • Reducir el número de reuniones en 30%
  • 90% de los empleados teniendo reuniones efectivas

Sugerencia: Manda una encuesta éstas preguntas a toda tu organización:

  • ¿Cuántas reuniones tienes en promedio semanalmente?
  • ¿Cómo consideras la cantidad de reuniones que estas teniendo actualmente?
    • Pocas
    • El número correcto
    • Demasiadas
  • ¿Qué tan efectivas son las reuniones que tienes?
    • Nada efectivas
    • Poco efectivas
    • Muy efectivas

Si la invitación a una reunión no tiene objetivos, resultados clave y una agenda “RECHÁZALA” y pide que éstos puntos se cumplan.

Asegúrate de tener el compromiso del director general o director de área y convierte este tema en un KPI para que le puedas dar seguimiento continuamente.

Descarga la Plantilla de Reuniones Efectivas

Ten la cantidad de reuniones adecuada, con reuniones efectivas para mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados en un mes.

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